Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 2026-07-01

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie NEX SOCIETÀ COOPERATIVA – IMPRESA SOCIALE ("Nex", "wir") personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von NexCRM ("der Dienst") gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 ("DSGVO") verarbeitet.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Konto- und Nutzungsdaten der Plattform ist:
NEX SOCIETÀ COOPERATIVA – IMPRESA SOCIALE
Datenschutzkontakt: info@nexcoop.it

2. Zwei unterschiedliche Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

NexCRM ist ein Mandanten-übergreifendes CRM-System. Je nach betroffenen Daten nimmt Nex eine von zwei Rollen ein:

• Verantwortlicher für Ihre Kontodaten (Name, E-Mail, Passwort, Organisationszugehörigkeit, Anmeldeprotokolle, Einstellungen), die zur Bereitstellung des Dienstes für Sie als Nutzer erforderlich sind.
• Auftragsverarbeiter für Daten, die Ihre Organisation über Dritte in das CRM einträgt (z. B. Kontakte, Unternehmen, Notizen, Dokumente, Aufzeichnungen und Transkripte von Meetings). In diesem Fall ist Ihre Organisation der Verantwortliche, der Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegt; Nex verarbeitet diese Daten nur nach dokumentierter Weisung der Organisation, wie in den Nutzungsbedingungen beschrieben.

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

• Kontodaten: Name, E-Mail, gehashtes Passwort, bevorzugte Sprache, Organisation, Rolle/Berechtigungen.
• Von der Organisation eingegebene CRM-Daten: Unternehmens- und Kontaktdatensätze, Notizen, Aufgaben.
• Dokumente: hochgeladene Dateien (PDF, Bilder usw.), automatisch mittels KI klassifiziert.
• Meetings: von Ihnen freiwillig hochgeladene Audioaufzeichnungen sowie KI-generierte Transkripte und Zusammenfassungen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Anwendungsprotokolle, Sitzungs-/Authentifizierungs-Cookies.
• Optionale Integrationen: Wenn Sie Google Calendar verbinden, greifen wir nur auf die für die Synchronisierung erforderlichen Kalenderdaten zu; Sie können die Integration jederzeit in den Einstellungen trennen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlage

• Bereitstellung des Dienstes und Kontoverwaltung — Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Automatische Dokumentenklassifizierung und Meeting-Zusammenfassung mittels KI — Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der von der Organisation angeforderten Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f).
• Sicherheit, Missbrauchsprävention, Anwendungsprotokollierung — berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Optionale Google-Calendar-Integration — Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die Sie jederzeit widerrufen können.
• Gesetzliche und buchhalterische Pflichten — rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c).

5. Automatisierte Verarbeitung und künstliche Intelligenz

Der Dienst nutzt KI-Modelle (Amazon Bedrock), um hochgeladene Dokumente automatisch zu klassifizieren und wesentliche Informationen zu extrahieren, sowie Spracherkennungsdienste (Amazon Transcribe), um Meeting-Aufzeichnungen in Text umzuwandeln, der anschließend mittels KI zusammengefasst wird. Diese Funktionen sollen Nutzer unterstützen und führen nicht zu Entscheidungen mit erheblichen rechtlichen Auswirkungen ohne menschliches Zutun: Ergebnisse unterliegen stets Ihrer Überprüfung, bevor sie als endgültig betrachtet werden.

6. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Die Datenverarbeitung erfolgt mithilfe folgender Anbieter als Unterauftragsverarbeiter:

• Amazon Web Services (AWS) — Infrastruktur-Hosting, Dateispeicherung (Amazon S3), Dokumentenklassifizierung und -zusammenfassung (Amazon Bedrock), Audiotranskription (Amazon Transcribe).

Sofern diese Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter DSGVO-Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).

7. Speicherdauer

Kontodaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht oder anonymisiert, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Von einer Organisation eingegebene CRM-Daten werden gemäß den Anweisungen und Aufbewahrungsrichtlinien dieser Organisation gespeichert. Dateien im temporären Upload-Bereich werden automatisch entfernt, wenn der Archivierungsprozess nicht abgeschlossen wird.

8. Ihre Rechte

Gemäß Art. 15-22 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung oder Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung. Wenn Ihre personenbezogenen Daten von einer Organisation, der Sie nicht angehören, in das CRM eingegeben wurden, wenden Sie sich bitte direkt an diese Organisation oder schreiben Sie an info@nexcoop.it, damit wir Ihre Anfrage weiterleiten können. Sie haben außerdem das Recht, sich bei der italienischen Datenschutzbehörde (Garante per la Protezione dei Dati Personali, www.gpdp.it) oder Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Wir verwenden keine Profiling- oder Marketing-Cookies von Drittanbietern.

10. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS), rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffskontrolle, Änderungsprotokolle (Audit-Trail) und Soft-Delete von Datensätzen.

11. Minderjährige

Der Dienst ist für die professionelle/geschäftliche Nutzung bestimmt und richtet sich nicht an Minderjährige.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer.

13. Kontakt

Für datenschutzbezogene Anfragen: info@nexcoop.it