Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 2026-07-01

La presente informativa descrive come NEX SOCIETÀ COOPERATIVA – IMPRESA SOCIALE ("Nex", "noi") tratta i dati personali nell'ambito dell'utilizzo di NexCRM ("il Servizio"), in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento per i dati relativi all'account e all'utilizzo della piattaforma è:
NEX SOCIETÀ COOPERATIVA – IMPRESA SOCIALE
Contatto privacy: info@nexcoop.it

2. Due ruoli distinti: Titolare e Responsabile

NexCRM è un CRM multi-organizzazione. Per questo, Nex assume due ruoli distinti a seconda del dato trattato:

• Titolare del trattamento per i dati dell'account (nome, email, password, organizzazione di appartenenza, log di accesso, preferenze) necessari a fornire il Servizio a te come utente.
• Responsabile del trattamento per i dati che la tua organizzazione inserisce nel CRM su terzi (es. contatti, aziende, note, documenti, registrazioni e trascrizioni di riunioni). In questo caso il Titolare è la tua organizzazione, che determina finalità e modalità del trattamento; Nex tratta tali dati solo su istruzione dell'organizzazione, secondo i Termini di Utilizzo.

3. Categorie di dati trattati

• Dati account: nome, email, password (con hash), lingua preferita, organizzazione, ruolo/permessi.
• Dati CRM inseriti dall'organizzazione: anagrafiche di aziende e persone di contatto, note, attività/task.
• Documenti: file caricati (PDF, immagini, ecc.), classificati automaticamente tramite intelligenza artificiale.
• Riunioni: registrazioni audio caricate volontariamente, relative trascrizioni e sintesi generate tramite AI.
• Dati tecnici: indirizzo IP, log applicativi, cookie di sessione/autenticazione.
• Integrazioni facoltative: se colleghi Google Calendar, accediamo solo ai dati di calendario necessari alla sincronizzazione; puoi disconnettere l'integrazione in qualsiasi momento dalle impostazioni.

4. Finalità e base giuridica

• Erogazione del Servizio e gestione dell'account — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Classificazione automatica dei documenti e sintesi delle riunioni tramite AI — esecuzione del contratto e legittimo interesse a fornire funzionalità richieste dall'organizzazione (art. 6.1.b e 6.1.f).
• Sicurezza, prevenzione abusi, log applicativi — legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Integrazione facoltativa con Google Calendar — consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento.
• Adempimenti di legge (es. fiscali, contabili) — obbligo legale (art. 6.1.c).

5. Trattamenti automatizzati e intelligenza artificiale

Il Servizio utilizza modelli di AI (Amazon Bedrock) per classificare automaticamente i documenti caricati ed estrarne informazioni chiave, e servizi di trascrizione vocale (Amazon Transcribe) per convertire le registrazioni delle riunioni in testo, successivamente sintetizzato tramite AI. Questi trattamenti supportano l'utente ma non producono decisioni con effetti giuridici significativi senza intervento umano: gli esiti sono sempre soggetti a revisione da parte dell'utente prima di essere considerati definitivi.

6. Destinatari e sub-responsabili

I dati sono trattati con l'ausilio dei seguenti fornitori, in qualità di sub-responsabili:

• Amazon Web Services (AWS) — hosting dell'infrastruttura, archiviazione file (Amazon S3), classificazione documenti e sintesi (Amazon Bedrock), trascrizione audio (Amazon Transcribe).

Ove i fornitori trattino dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene sulla base di garanzie adeguate previste dal GDPR (es. Clausole Contrattuali Standard).

7. Conservazione dei dati

I dati account sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e cancellati o anonimizzati entro un termine ragionevole dalla cessazione, salvi obblighi di legge. I dati CRM inseriti dall'organizzazione sono conservati secondo le istruzioni e le policy di conservazione della tua organizzazione. I file caricati in area temporanea (upload) vengono rimossi automaticamente se non completano il processo di archiviazione.

8. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR hai diritto di accedere ai tuoi dati, richiederne la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, nonché di opporti al trattamento e revocare il consenso ove prestato. Se i tuoi dati sono stati inseriti nel CRM da un'organizzazione di cui non fai parte, contatta direttamente quell'organizzazione, oppure scrivi a info@nexcoop.it per essere indirizzato correttamente. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.gpdp.it).

9. Cookie

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici, strettamente necessari per l'autenticazione e la gestione della sessione. Non utilizziamo cookie di profilazione o di marketing di terze parti.

10. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura in transito (HTTPS), controllo degli accessi basato su ruoli e permessi granulari per funzionalità, storico delle modifiche (audit trail) e cancellazione soft (soft delete) dei record.

11. Minori

Il Servizio è destinato a un uso professionale/aziendale e non è rivolto a minori.

12. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare questa informativa periodicamente. In caso di modifiche sostanziali, ne daremo comunicazione agli utenti registrati.

13. Contatti

Per qualsiasi richiesta relativa alla privacy: info@nexcoop.it